Handelsbetingelser

Generelle handelsbetingelser for konsulent- og projektleverancer samt SaaS-softwareydelser fra WiconSoft ApS.

De generelle handelsbetingelser der fremgår af dette dokument, gør sig gældende for alle projekter, konsulentydelser og SaaS-abonnementer, som leveres af WiconSoft.

Medmindre andet er eksplicit aftalt på skrift mellem WiconSoft og Kunden, er de generelle handelsbetingelser gældende for, og udgør en essentiel del af:

• Alle prisoverslag og tilbud (herefter betegnet som "Tilbud") fra WiconSoft til en Kunde mundtlig som skriftlig.
• Alle godkendelser, bekræftelser, og accept fra WiconSoft (herefter betegnet som "Bekræftelse") af alle ordrer fra Kunden.
• Alle aftaler der indgås på baggrund af sådanne Tilbud eller Bekræftelser.
• Alle SaaS-abonnementer og digitale ydelser leveret af WiconSoft, herunder Boardly.

1. Definitioner

De følgende definitioner bliver brugt gennem dokumentet:

"Kontrakt": Refererer til den nuværende kontrakt eller aftale mellem Parterne, som omhandler udvikling og/eller leveringen af et produkt. Kontrakten består af de generelle handelsbetingelser såvel som alle relevante tilføjelser og ændringer der eksplicit på skrift er aftalt mellem Parterne.

"Part/Parter": De aktører der er involveret og bundet af Kontrakten, navnligt WiconSoft ApS og Kunden.

"Leverance": Refererer til det produkt eller den løsning som Kontrakten omhandler, uanset om dette er et fysisk produkt eller ej.

"På skrift/Skriftligt": Kommunikation gennem en etableret kanal såsom brev, e-mail eller andre lignende kanaler.

"Abonnement": Løbende ret til at benytte en SaaS-ydelse mod periodisk betaling (månedlig eller årlig), indgået ved digital accept af disse betingelser.

"SaaS-ydelse": Software leveret som en tjeneste via internettet uden lokal installation, herunder Boardly og øvrige digitale produkter fra WiconSoft.

"Bruger": En fysisk person der er tildelt adgang til en SaaS-ydelse under Kundens Abonnement.

2. Kontraktindgåelse

WiconSofts Tilbud er kun gældende, når de foreligger skriftligt, og da kun i 30 dage fra Tilbuddet er givet. Et Tilbud kan endvidere bortfalde, dersom en vare er udsolgt, eller leveringsbetingelserne ændres fra producents eller rettighedsindehavers side.

WiconSoft forbeholder sig retten til at foretage ændringer i Leverancer indtil leveringstidspunktet, så længe der som minimum opnås en tilsvarende funktionalitet og ydelse.

Alene det i Tilbuddet og/eller Bekræftelsen defineret indhold, såsom produktbeskrivelse, kravspecifikation og des lignende, kan af Kunden bruges som grundlag for Leverancen. Oplysninger, som WiconSoft har fremsat i brochurer, prislister, annoncer, tilbud, på internettet eller mundtligt, er således uden relevans for bedømmelsen af Leverancen. Ændringer i det individuelle Tilbud eller i Bekræftelsen skal accepteres skriftligt af WiconSoft. Afgivelse af ordre eller modtagelse af varer/services er ensbetydende med accept af disse betingelser.

Ordre kan afgives uden særlige formkrav, men er kun bindende, når ordren efterfølgende er accepteret af WiconSoft i form af en skriftlig Bekræftelse. Kunden skal kontrollere Bekræftelsen og omgående skriftligt informere WiconSoft om eventuelle uoverensstemmelser. I modsat fald vil oplysningerne på Bekræftelsen sammen med disse betingelser udgøre aftalegrundlaget for Leverancen.

Ønsker en af Parterne at ændre Kontrakten, og kan Parterne opnå enighed om vilkårene herfor, indgår Parterne et tillæg til Kontrakten. Et tillæg til Kontrakten er først bindende for WiconSoft, når det er bekræftet skriftligt af WiconSoft, og alene for så vidt angår de vilkår, der bekræftes skriftligt af WiconSoft, jf. dog ovenfor.

Kunden bemyndiger herved sin til enhver tid værende projektansvarlige, eller anden sædvanlige kontaktperson til WiconSoft, til i enhver henseende at kunne disponere med bindende virkning for Kunden over for WiconSoft, herunder til at afgive ordrer samt til at ændre eller opsige allerede indgåede aftaler.

Såfremt der foretages yderligere leverancer afledt eller på anden måde forbundet med den Kontrakt disse handelsbetingelser knytter sig til, vil handelsbetingelserne også finde anvendelse på udførelsen af disse leverancer, medmindre andet aftales.

SaaS-abonnementer: Ved tilmelding til en SaaS-ydelse udgør digital accept — herunder klik på "Acceptér betingelser", gennemførelse af betaling eller aktivering af prøveperiode — en bindende aftaleindgåelse på disse handelsbetingelser.

3. Ydelsernes omfang

De ydelser, der skal leveres, er nærmere specificeret i Kontrakten. Kontrakten udgør en udtømmende oplistning af de ydelser, der skal leveres.

Såfremt Kunden har særlige forventninger eller krav til resultatet af de ydelser, der skal leveres under Kontrakten, er Kunden ansvarlig for, at disse krav er beskrevet i Kontrakten. I modsat fald skal WiconSoft blot levere de aftalte ydelser, i hvilken forbindelse WiconSoft er forpligtet til at tilgodese de krav til ydelsernes kvalitet, der følger af punkt 5.

Integrationsbehov til eksisterende produkter skal være skriftlig oplyst af Kunden forud for arbejdets påbegyndelse, og skal være beskrevet i Kontrakten for at kunne påberåbes af Kunden.

For SaaS-ydelser er det inkluderede funktionssæt afgrænset af det abonnementsniveau Kunden har valgt på tilmeldingstidspunktet. Funktioner uden for det valgte niveau kræver opgradering af abonnementet.

4. Parternes forpligtelser

Det påhviler Parterne hver især loyalt at opfylde den indgåede Kontrakt og efterleve de heri indeholdte vilkår. WiconSoft er til enhver tid forpligtet til:

• Yde Kunden det fornødne samarbejde for udførelsen af Kundens opgaver vedrørende indgåede Kontrakt.
• Stille kvalificerede ressourcer til rådighed for udførelsen af de aftalte opgaver. WiconSoft er til enhver tid berettiget til at udskifte ressourcer, herunder navngivne ressourcer, der er allokeret til en Kontrakt, med andre tilsvarende ressourcer.
• Udføre de aftalte opgaver i overensstemmelse med god IT-skik.

Kunden er indforstået med at bidrage med de ressourcer, der er nødvendige for WiconSofts opfyldelse af den indgåede Kontrakt. Kunden er til enhver tid forpligtet til at:

• Yde WiconSoft det fornødne samarbejde for udførelsen af WiconSofts opgaver vedrørende den indgåede Kontrakt.
• Stille enhver rimelig facilitet og ressource til rådighed for WiconSoft, såsom personale, lokaler med rimelige adgangs-, plads-, lys- og vinduesforhold, arbejdsfaciliteter (fx kontorartikler, pc'er og pc-software) og kommunikationsfaciliteter.
• Sikre det it-miljø, WiconSofts medarbejdere arbejder i/med, således at der ikke opstår risiko for tab eller skader på Kundens it-systemer, herunder tab af data.
• Sikre, at der er taget tilstrækkelig backup, inden WiconSofts medarbejdere får adgang til Kundens IT-systemer. Backup skal omfatte enhver form for data og software, herunder data der måtte vedrøre igangværende projekter eller opgaver, hvori WiconSoft er involveret.
• Have nødvendige og tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger på plads med henblik på at undgå og minimere skader på Kundens it-systemer, herunder ved sikring mod virusangreb.

5. Pris og betalingsbetingelser

Priserne i Tilbud og Bekræftelse er uden moms, forsendelse, installation og forsikring, medmindre andet er angivet. Ændringer i valutakurser, afgifter, forsikring, fragt og indkøbsomkostninger medfører, at WiconSoft kan justere priserne.

WiconSoft er berettiget til at slutfakturere betalingen for Leverancen, når leveringen er sket. Der vil typisk blive faktureret pr. retainer ved projekter og tilbud. Forfaldstiden for betaling er netto 8 dage.

Medmindre andet fremgår af Kontrakten, er WiconSoft berettiget til at fakturere Kunden for de udførte ydelser på baggrund af det faktisk opgjorte tidsforbrug. WiconSoft skal i den forbindelse løbende udarbejde behørig dokumentation for omfanget af de leverede ydelser i form af timesedler eller lignende. Er timepriser ikke angivet i Kontrakten, anvendes WiconSofts listepriser fra aftaletidspunktet.

Er der aftalt en fast pris, er der ikke i denne pris taget højde for krav om, at hele eller dele af opgaver i Leverancen skal udføres uden for normal arbejdstid. Udlæg mv. er ej heller omfattet af den faste pris og skal således godtgøres særskilt.

WiconSoft har ret til dækning for ethvert udlæg, herunder til transport, transporttid, fortæring og ophold.

WiconSoft er berettiget til at fakturere Kunden hver anden uge bagud for udførte ydelser. Betalingsbetingelserne er netto 8 dage.

Ved forsinket betaling er WiconSoft berettiget til at opkræve renter fra forfaldstidspunktet med 2 % pr. måned, eller den højeste lovlige rente, alt efter hvilken der er lavest. WiconSoft er også berettiget til at opkræve kompensations- og rykkergebyr.

SaaS-abonnementer:

• Abonnementsbetaling opkræves forud for hver periode (månedlig eller årlig).
• Abonnementet fornyes automatisk ved periodens udløb medmindre det opsiges skriftligt med minimum 30 dages varsel inden næste fornyelse.
• Der ydes ingen refusion for allerede betalt abonnementsperiode.
• WiconSoft forbeholder sig ret til at justere abonnementspriser med 30 dages skriftligt varsel til Kundens registrerede email.

6. Dokumentation og vejledning

WiconSoft udarbejder ikke dokumentation for udførte ydelser medmindre andet er aftalt. Med leverancer af hardware/standardsoftware følger produktbeskrivelser og brugervejledninger (på dansk eller engelsk), i det omfang sådanne er udarbejdet og leveret fra producent.

7. Levering og leveringstid

Parterne aftaler leveringstid og andre relevante tidsterminer ved indgåelsen af Kontrakten. Såfremt sådanne tidsterminer ikke er aftalt, kan hver Part med et rimeligt skriftligt varsel fordre aftalen effektueret. En eventuel aftalt leveringstid i ordrebekræftelsen er omtrentlig. Delleverancer kan finde sted. Leveringsstedet er angivet i Kontrakten.

Medmindre andet er aftalt, anses levering for sket, når Leverancen er udleveret fra WiconSoft, og WiconSoft påtager sig ikke noget ansvar for installation, implementering mv.

WiconSoft kan på Kundens opfordring og for dennes regning og risiko foranledige transporten gennemført. Levering er i så fald sket ved WiconSofts overgivelse af udstyr til fragtmand.

SaaS-ydelser leveres online via internettet. Levering anses for sket, når Kunden har modtaget adgangsoplysninger eller kan logge ind i systemet. WiconSoft påtager sig intet ansvar for Kundens internetforbindelse, hardware eller øvrige tekniske forhold hos Kunden.

8. Forsinkelse og udskydelse

Såfremt en af Parterne indser, at der vil opstå forsinkelse, påhviler det Parten uden ugrundet ophold at meddele dette til den anden Part. Det påhviler herefter Parterne loyalt at søge forsinkelsen og eventuelle skadelige virkninger af forsinkelsen begrænset mest muligt.

Såfremt Kunden ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til disse vilkår, eller WiconSoft på anden måde hindres i opfyldelsen af WiconSofts forpligtelser som følge af årsager, der kan tillægges Kunden, skal WiconSoft være berettiget til at fordre fastsatte frister for udførelse af opgaver eller levering af ydelser i øvrigt udskudt med varigheden af forsinkelsen samt en rimelig opstartsperiode efter forsinkelsens ophør.

9. Aflysning og flytning

I tilfælde af, at Kunden ønsker at aflyse eller flytte levering af konsulentopgaver eller lignende, vil dette alene kunne ske i overensstemmelse med WiconSofts til enhver tid gældende retningslinjer herfor. Kunden er herunder gjort udtrykkeligt opmærksom på, at alt afhængigt af varslet omkring aflysning/flytning vil Kunden blive opkrævet hel eller delvis betaling i henhold til oprindelig indgået Kontrakt.

10. Ændringer

Kunden må ikke uden samtykke foretage ændringer i WiconSofts udstyr, installationer, monitoreringssoftware eller andet udstyr til brug for overvågning og afhjælpning af problemer hos Kunden.

Hvis dette sker, er WiconSoft berettiget til at kræve sine omkostninger i forbindelse med genskabelsen af den oprindelige situation dækket af Kunden.

Såfremt Kunden uden WiconSofts samtykke foretager ændringer af eget udstyr eller software, og dette øver indflydelse på WiconSofts systemers rette funktioner, er WiconSoft berettiget til at frakoble Kundens udstyr og kræve sine omkostninger i forbindelse med den opståede situation dækket af Kunden.

11. Reklamationer og ansvar

Såfremt Leverancen er behæftet med fejl eller mangler, hvorved forstås, at det leverede ikke lever op til de aftalte specifikationer, skal Kunden, såfremt Kunden vil påberåbe sig fejlen eller manglen, reklamere i overensstemmelse med nedenstående.

Det påhviler Kunden at kontrollere enhver form for Leverancer, der leveres af WiconSoft, og straks at indberette eventuelle mangler til WiconSoft.

Det påhviler WiconSoft at påbegynde afhjælpning af mangler indenfor rimelig tid efter modtagelse af fyldestgørende reklamation fra Kunden.

12. Ejendomsforbehold

Leverancen, herunder delleverancer, er solgt med ejendomsforbehold og er WiconSofts ejendom, indtil Kunden har betalt hele købesummen med tillæg af renter og omkostninger samt eventuelle udgifter vedrørende det solgte, som måtte være afholdt af WiconSoft på Kundens vegne.

Al data der tilstedekommes som følge af brug af Leverancen, eller som opsamles og opbevares i et eventuelt datalager tilhørende Leverancen, falder under samme ejendomsforbehold som Leverancen selv. Efter Leverancen overgår til Kunden er det dennes ansvar at håndtere og behandle data korrekt, og efter enhver gældende lovgivning.

13. Ansvarsbegrænsning

Softwares ydeevne vil variere, afhængigt af Kundens hardwareplatform, softwareinteraktion, konfigurationen af softwaren og andre faktorer, og WiconSoft påtager sig derfor intet ansvar herfor. Softwaren er hverken fejltolerant eller fri for fejl, konflikter eller afbrydelser, og Kunden er indforstået med, at der i software kan forekomme mindre væsentlige fejl og uhensigtsmæssigheder, som ikke påvirker brugen af softwaren nævneværdigt.

WiconSoft kan ikke under nogen omstændigheder ifalde en samlet erstatning og/eller blive afkrævet forholdsmæssigt afslag, der overstiger Kundens samlede betaling i henhold til den Kontrakt, nævnte krav vedrører.

For SaaS-ydelser gælder særskilt:

• WiconSoft påtager sig intet ansvar for tab af data, driftsafbrydelser, utilgængelighed eller følgeskader (herunder driftstab, tabt fortjeneste eller øvrige indirekte tab) opstået ved brug af en SaaS-ydelse.
• WiconSofts samlede ansvar over for Kunden overstiger under ingen omstændigheder den samlede abonnementsbetaling for de seneste 3 måneder forud for skadens opståen.
• Kunden er selv ansvarlig for løbende at tage backup af egne data. WiconSoft anbefaler eksport af data ved abonnementsophør.

14. Kritiske brugsscenarier

Leverancen er ikke designet til brug i scenarier hvor der kræves fejlsikker udførelse, såsom livsstøtte eller sikkerhed, medicinske enheder, atomfaciliteter, brugsscenarier relateret til udløsning af airbags eller andre scenarier der kan lede til død, personskade, eller alvorlig ejendoms- eller miljøskade.

Boardly og øvrige SaaS-ydelser fra WiconSoft er ikke designet til at understøtte beslutninger med umiddelbar juridisk bindende virkning uden forudgående menneskelig validering og godkendelse.

15. Force majeure

Hverken WiconSoft eller Kunden skal i henhold til nærværende aftale anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved aftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet, herunder – men ikke begrænset til – krig, strejke, lockout, ændret lovgivning, regeringsforbud eller bestemmelser udstedt af EU myndigheder.

Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 10 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt.

16. Tvister

Denne aftale er underlagt dansk lov, og tvister skal afgøres ved WiconSofts vedtægtsbestemte hjemting.

17. Lovlighed m.m.

Den Leverance, der er omfattet af den nærværende Kontrakt må af Kunden kun benyttes til lovlige formål, og må på ingen måde i deres anvendelse krænke en eventuel tredjemands rettigheder.

Hvis WiconSoft af myndighederne bliver gjort opmærksom på, at Kunden udøver ulovlige aktiviteter, vil Leverancer indeholdt i nærværende Kontrakt med omgående virkning blive taget ud af drift.

18. Tavshedspligt

WiconSoft, dennes personale og underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af nærværende Kontrakt.

Kunden, konsulenter og andre, der bistår Kunden, pålægges tilsvarende forpligtelse med hensyn til oplysninger om WiconSofts forhold, som gælder for WiconSoft med hensyn til Kundens forhold.

WiconSoft er dog berettiget til at nævne Kunden som reference, med mindre Kunden skriftligt har meddelt andet.

19. Databehandling og GDPR

Ved brug af WiconSofts SaaS-ydelser agerer WiconSoft som databehandler og Kunden er dataansvarlig for de personoplysninger der behandles via ydelsen, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (GDPR).

• Data hostes udelukkende på servere beliggende i EU/EØS.
• WiconSoft behandler kun personoplysninger efter Kundens dokumenterede instruks og til de formål der er nødvendige for leveringen af SaaS-ydelsen.
• En databehandleraftale (DPA) kan rekvireres ved henvendelse til info@wiconsoft.com.
• Ved ophør af abonnementet slettes Kundens data inden for 90 dage, medmindre gældende lovgivning kræver længere opbevaring.

20. Oppetid og tilgængelighed

WiconSoft tilstræber en månedlig oppetid på 99,5 % for SaaS-ydelser, eksklusiv planlagt vedligehold.

• Planlagt vedligehold varsles med mindst 24 timers forudgående meddelelse til Kundens registrerede kontaktperson.
• WiconSoft yder ingen kompensation for nedetid medmindre en særskilt SLA-aftale er indgået skriftligt.
• Driftsmeddelelser og statusopdateringer kommunikeres via email til Kundens registrerede kontaktperson.

Generelle oplysninger

Virksomhedens juridiske navn: WiconSoft ApS
CVR-Nr.: 43094637
Adresse: Kirkegade 11a, 1. sal, DK-7100 Vejle
E-mail: info@wiconsoft.com
Telefonnummer: +45 44 22 44 11

Sidst opdateret: 28. april 2026